De AVG, we hebben er allemaal mee te maken. Schoolgesprek.nl biedt diverse mogelijkheden om de privacy extra te waarborgen. Om u te helpen hebben wij deze pagina geschreven met extra tips en achtergrondinformatie.

Het importeren van leerlinggegevens

• Wij adviseren om een bestand te importeren waar zowel de postcode als het huisnummer van de leerlingen in staat. Aan de combinatie van postcode en huisnummer kan Schoolgesprek zien welke leerlingen bij elkaar op een adres wonen. Daarmee worden leerlingen dus altijd in de juiste gezinnen geplaatst. Voorbeelden van deze bestanden zijn: dBOS (uit ParnasSys of Eisis) of een Excel document uit uw leerlingadministratie (bv. Eduarte)
  Let op: EdeXML bevat geen huisnummer en raden wij dus af.

Het instellen van een wachtwoord voor ouders

• Het wachtwoord gebruiken ouders om in te loggen. U heeft de keuze uit meerdere mogelijkheden als postcode, geboortedatum, studentnummer. Vaak weten ouders de geboortedatum en postcode van elkaar. Daarom adviseren wij om te kiezen voor ‘een toevallig nummer’. Schoolgesprek geeft dan alle ouders een uniek wachtwoord. Omdat ouders het wachtwoord niet weten moet u wel zorgen dat het wachtwoord bij de ouders terecht komt. Dit kan op twee manieren:
  1) U kunt de ouders met behulp van Schoolgesprek een email sturen
  2) U kunt met Schoolgesprek handige briefjes maken met daarin de wachtwoorden.
  Wij adviseren (ook al is het wat meer werk) om de leerlingen briefjes mee te geven met daarop het wachtwoord. Het voordeel hiervan is; dat u zeker weet dat het bericht bij ouders bekend is, en u kunt ook direct een ander bericht op het briefje plaatsen, bijvoorbeeld het moment vanaf wanneer er ingeschreven kan worden. Als u de wachtwoorden van de families laat staan, hoeft u dit maar één keer per jaar te doen, en per gezin hoeft er maar 1 briefje mee naar huis, want het wachtwoord telt voor alle leerlingen in het gezin.

Het verwijderen van gegevens van leerlingen

• Tot slot kunt u met Schoolgesprek specifieke gegevens wissen. Stel u importeert de postcode en het huisnummer van de ouders en zet alle leerlingen bij elkaar in een familie. Dan is het gegeven ‘postcode en huisnummer’ (en achternaam) niet meer nodig. U kunt de gegevens dan wissen bij ‘instellingen’. Overbodige gegevens van ouders kunnen op die manier gewist worden.

Samenvatting

• Gebruikt uw school ParnasSys? Maak dan een ParnasSys XLS bestand (meer info)
• Gebruik dBOS (of CSV voor het VO/MBO) met postcode en huisnummer bij het importeren
• Gebruik een uniek wachtwoord om ouders in te laten loggen
• Wis overbodige gegevens (bijvoorbeeld de postcode, nadat de leerlingen bij elkaar in de juiste familie zijn geplaatst)

Heeft u hulp nodig, of vragen? Neem dan contact op met de helpdesk via het contactformulier. Wij helpen u graag verder!