Algemene handleiding

Met Schoolgesprek kunt u eenvoudig afspraken inplannen tussen docenten en ouders. Het inplannen via Schoolgesprek kan op diverse manieren, zodat Schoolgesprek aansluit op zowel het basis, voortgezet als het beroepsonderwijs.

Voorbeeld: in het basisonderwijs maken ouders meestal een afspraak met een enkele groepsleerkracht. Dat is met Schoolgesprek eenvoudig te realiseren.

In het voortgezet onderwijs krijgen ouders de mogelijkheid om afspraken te maken met diverse vakdocenten. Ook dat is met Schoolgesprek eenvoudig te realiseren.

In deze handleiding kunt u lezen hoe u uw gespreksrondes makkelijk organiseert. Voordat ouders in kunnen schrijven moet u enkele stappen doorlopen.

  • Het importeren van de leerlingen
  • Het maken van families
  • Het importeren of maken van planningen met inschrijfmomenten
  • De ouders uitnodigen tot inschrijven
  • De docenten informeren over de gemaakte afspraken.

De bovenstaande werkwijze wordt staat in deze handleiding beschreven.

Het importeren van leerlingen

Oke, daar gaan we dan… u gaat gebruiken maken van Schoolgesprek om uw gespreksmomenten snel en makkelijk te organiseren. Hiervoor moet u diverse gegevens in Schoolgesprek plaatsen, u begint met de leerlinggegevens. De leerlinggegevens kunt u op diverse manieren in Schoolgesprek importeren. U kunt gebruik maken van EdeXML (basisonderwijs) of CSV (alle onderwijssystemen)

EdeXML (basisonderwijs)

EdeXML is een standaard die door de overheid ondersteund wordt en vooral bekend is binnen het basisonderwijs. EdeXML heeft als voordeel dat het standaard diverse gegevens bevat, maar helaas mist het emailadres van de ouders. Gebruik daarom geen EdeXML als u ouders een email (uitnodiging) wilt versturen met Schoolgesprek.
dBOS (basisonderwijs)

dBOS is een bestand dat uit ParnasSys gehaald kan worden. Het is opgemaakt in CSV-vorm en bevat de adres gegevens van leerlingen, maar ook de emailadressen van ouders. Heeft u ParnasSys en wilt u ouders een email kunnen sturen met Schoolgesprek? Dan is dBOS de beste en makkelijkste keuze.

CSV (alle organisaties)

Een CSV bestand is een Excel document maar opgeslagen in platte tekst. Een CSV bestand bestaat uit kolommen. In iedere kolom staat een ander gegevenstype. Met Microsoft Excel kunt u het bestand opslaan als CSV bestand (Windows gescheiden door lijstscheidingsteken)

De gegevens die in ieder geval in uw document moeten staan zijn:

  • Voornaam / tussenvoegsel / Achternaam
  • Postcode (de postcode wordt gebruikt om families te maken)
  • Groepsnaam (de groep waar de leerling in zit)

Als u meer gegevens importeert in Schoolgesprek kunt u deze gegevens gebruiken om ouders in te laten loggen. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om ook de geboortedatum te importeren. Ouders loggen dan in met de voornaam van de leerling en de bijbehorende geboortedatum.

Het importeren van leerlinggegevens met Schoolgesprek gaat als volgt

  • Log in met een beheerdersaccount
  • Ga in het menu naar Leerlingen
  • Klik op de knop Leerlingen importeren
  • Selecteer het CSV bestand dat u wilt importeren
  • Klik op “Bestand importeren”

Schoolgesprek leest het bestand uit, en toont u de eerste regels. U kunt nu per kolom aangeven welke gegevens er in die kolom staan. Kies per kolom welke gegevens erin staan.

Boven de kolom ziet u een selectie/dropdown menuutje waar u per kolom kunt aangeven welke gegevens er in de desbetreffende kolom staan. Wilt u gegevens niet importeren? Laat de selectielijst dan op ‘niet importeren’ staan. Schoolgesprek slaat de kolom dan over.

Over UTF-8

UTF-8 is een codering waarmee speciale tekens gemaakt kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan het accent op de e in Stéphanie etc. Nieuwe versies van Excel kunnen documenten opslaan als UTF-8, maar oude versies niet. Heeft u een oude versie? Geef dan bij het importeren aan dat de informatie omgezet moet worden naar UTF-8.

Leerlingen indelen in families

Automatisch indelen

Nu de leerlingen in de database staan, kunt u aangeven welke leerlingen bij elkaar horen in een familie. Dit is handig voor ouders; ze loggen in en kunnen direct een afspraak maken voor alle gezinsleden.

Klik op de link ‘families’ in het menu, en klik vervolgens op de knop ‘automatisch indelen in families’. Schoolgesprek zal nu leerlingen in families plaatsen en daarbij de achternaam en postcode (plus eventueel huisnummer als u dat geïmporteerd heeft) gebruiken om te controleren welke leerlingen bij elkaar horen.

Handmatig indelen

U kunt leerlingen ook handmatig indelen, dit kan handig zijn wanneer u gescheiden ouders de mogelijkheid wilt bieden om allebei afzonderlijke en afspraak te maken.

Om een leerling in een extra familie te plaatsen doet u het volgende;

  • Ga naar leerlingen, en klik op de leerling die u in een familie wilt plaatsen
  • Klik onderaan de pagina op de knop ‘toevoegen aan familie…’
  • Vul bij ‘nieuwe familie aanmaken’ de achternaam in van de nieuwe familie
  • Klik op de knop ‘Nieuwe familie aanmaken’

De leerling staat nu in twee families, die allebei een afspraak kunnen maken. Vergeet niet om voor de net gemaakte familie een wachtwoord in te stellen met de knop ‘wachtwoorden instellen’

Wanneer de leerlingen ingedeeld zijn in families moet u aangeven met welk wachtwoord de families in moeten loggen. Klik in het menu ‘families’ op de knop ‘wachtwoord instellen’. Vervolgens kunt u uit de lijst het gewenste wachtwoord kiezen.

Staat het gewenste wachtwoordtype niet in de lijst? Dan kan het zijn dat dit gegeven bij één of meer families ontbreekt. U kunt pas een wachtwoord kiezen als alle families over dat gegeven beschikken.

Belangrijke tip: wanneer ouders ga inloggen verschijnt er een tekst onder het veld waar het wachtwoord ingevuld wordt. Deze tekst is een hint/of beschrijving van het wachtwoord. U kunt deze tekst zelf aanpassen bij ‘planningen’ – ‘inschrijfinstellingen’.

Zorg dat deze tekst overeenkomt/aansluit op het wachtwoord dat u gebruikt, dat voorkomt verwarring bij ouders tijdens het inschrijven.

Het maken van families

Doordat Schoolgesprek werkt met families hoeven ouders maar 1 keer in te loggen om alle afspraken te kunnen maken. Een familie koppelt diverse leerlingen aan elkaar.

Ouders kunnen inloggen met de gegevens van één van hun kinderen. Vervolgens kunnen ze een afspraak maken voor alle kinderen in hun familie.

Schoolgesprek gebruikt de achternaam en postcode van leerlingen om te controleren welke leerlingen familie van elkaar zijn. Het kan natuurlijk zijn dat er in een straat meerdere gezinnen wonen met dezelfde achternaam. In dat geval kijkt Schoolgesprek ook naar het huisnummer. (u moet het huisnummer dan welk importeren)

  • Om families aan te maken klikt u in het menu op ‘families’.
  • Vervolgens klikt u op de knop ‘Leerlingen automatisch indelen in families’
  • Schoolgesprek deelt de leerlingen in families in.

Het wachtwoord van ouders instellen

Ouders loggen in met de voornaam van hun kind in combinatie met een gegeven (wachtwoord) dat u kunt kiezen.

Veel scholen kiezen voor een postcode, geboortedatum of studentnummer. Het voordeel is dat ouders deze gegevens uit hun hoofd weten, en daardoor makkelijk kunnen inloggen.

Om in te stellen waarmee ouders moeten inloggen, zorgt u dat de ouders in families zijn ingedeeld. Vervolgens klikt u:

  • In het menu op ‘Families’
  • Klik op de knop ‘Wachtwoord instellen’
  • Selecteer een soort wachtwoord uit de lijst. Bijvoorbeeld Studentnummer.
    Staat uw gewenste wachtwoord niet in de lijst? Dan beschikt Schoolgesprek niet over dat gegeven. U kunt de leerlinglijst opnieuw importeren met het benodigde gegeven.

Belangrijk: als ouders uw school uit de lijst selecteren, zien ze een tekst voor het wachtwoordveld staan. Deze tekst kunt u instellen via:

Menu “Planningen” -> “Inschrijfinstellingen”

Zorg dat de tekst aansluit op de gegevens die ouders moeten invullen. (belangrijk!)

Voorbeeld: De Maria-school laat ouders inloggen met hun postcode. In de tekst die ouders zien als zij de school uit de lijst kiezen plaatst de ICT-er: “Uw postcode (1234AB)”

Zo… de leerlingen staan in de database, de families kunnen inloggen. Nu wordt het tijd om de planning in te voeren zodat ouders ook werkelijke en afspraak kunnen maken.

Het maken van een planning met inschrijfmomenten

In Schoolgesprek kunt u planningen maken, die vervolgens inschrijfmomenten bevatten. Ouders kunnen een inschrijfmoment uitzoeken en reserveren. Per groep kunt u een planning maken.

Om een planning te maken klikt u in het menu op ‘planningen’, en vervolgens op de knop ‘nieuwe planning maken’.

Vul het formulier in dat op uw scherm verschijnt, hier alvast korte informatie over de formuliervelden:

Titel
(belangrijk)
De titel van de planning. Bijvoorbeeld ‘herfstgesprekken’ / ‘mentorgesprekken’  etc.
Aanwezige leerkrachten
(optioneel)
De leerkrachten die tijdens het gesprek aanwezig zijn
Opmerkingen
(optioneel)
Eventuele aanvullende informatie, bijvoorbeeld het lokaal waar het gesprek plaats vindt of ‘neem het rapport mee terug’ etc.
Inschrijven opent op
(belangrijk)
De datum + tijd vanaf wanneer ouders kunnen inloggen om een afspraak te reserveren.
Voorinschrijven opent op
(optioneel)
U kunt grote gezinnen eerder laten inschrijven om deze ouders meer kans te bieden om achter elkaar afspraken te maken
Inschrijven sluit op
(belangrijk)
Vanaf deze datum + tijd kunnen ouders de reserveringen niet meer aanpassen
Groepen
(belangrijk)
Selecteer voor welke groep(en) de planning van toepassing is. Ouders met leerlingen in (één van) deze groepen kunnen een afspraak maken
E-mail docent
(optioneel)
Vul hier het emailadres van de docent in, deze ontvangt dan een email zodra een ouder een afspraak gemaakt heeft.

Nadat u het formulier heeft ingevuld, klikt u op de knop ‘planning opslaan’. Wilt u de eigenschapen van een planning later aanpassen? Dan opent u de planning opnieuw en klikt op op de knop ‘eigenschappen van de planning aanpassen’.

Nu de planning gemaakt is kunt u inschrijfmomenten toevoegen aan de planning. Een inschrijfmoment is een tijdslot dat ouders kunnen reserveren.

Klik in het menu op ‘planningen’ en vervolgens op de naam van de planning. Klik daarna op ‘inschrijfmomenten toevoegen’.

Selecteer de datum waarop u de ouders langs wilt laten komen, en geef aan hoe lang de gesprekken duren. Schoolgesprek zal vervolgens tussen de start- en einddatum gespreksmomenten toevoegen.

Tip: heeft u gesprekken op 2 dagen, bijvoorbeeld op maandag + dinsdag? Voer deze handeling dan twee keer uit. Een keer om de inschrijfmomenten van de maandag toe te voegen en een keer voor de woensdag.

Tip: zorg dat u de inschrijfmomenten in ‘gelijke pas’ laat lopen als uw collega’s. Als uw collega’s om 18:00 beginnen met gesprekken van 10 minuten, begin dan zelf niet op 18:15, dan lopen de gespreksmomenten nooit synchroon met elkaar.

Als u de inschrijfmomenten heeft toegevoegd verschijnen deze als groene blokken in het overzicht van de planning. U kunt nu inschrijfmomenten instellen als pauzemoment. Ouders zullen dat zien als ‘bezet’. Tip: tijdens het inschrijven kunt u pauze momenten nog steeds omwisselen naar beschikbaar/of andersom.

De planning staat klaar, de inschrijfmomenten staan erin. Tijd om de ouders uit te nodigen om in te schrijven!

Ouders uitnodigen om in te laten schrijven

Ouders kunnen een afspraak maken via de URL: https://inschrijven.schoolgesprek.nl

Dit is een andere URL dan dat u gebruikt om in te loggen. Zorgt dat u ouders duidelijk communiceert op welke URL ze terecht kunnen voor het maken van een afspraak.

Wanneer ouders naar deze URL browsen moeten zij eerst de juiste school uit de lijst kiezen. Om het voor ouders makkelijk te maken, kunt u daarom ook doorverwijzen naar een URL met uw school er al in. Een voorbeeld van een URL met een voorgeselecteerde school is:
https://inschrijven.schoolgesprek.nl/?s=25

U kunt ouders natuurlijk uitnodigen via het communicatiekanaal dat u gewoonlijk gebruikt voor het versturen van nieuws, maar Schoolgesprek biedt ook handige hulpmiddelen om ouders een bericht te sturen. Zowel via e-mail als via SMS kan Schoolgesprek voor u berichten versturen.

Om ouders een bericht te sturen volgt u onderstaand stappenplan:

  • Klik in het menu op communicatie
  • Klik op de knop ‘ouders een e-mail sturen’
  • Selecteer uit de lijst welk bericht u wilt versturen
  • Vul een passend onderwerp in, en een tekstbericht. Dit tekstbericht kan variabelen bevatten die door Schoolgesprek automatisch worden omgezet in de juiste gegevens:
    Bijvoorbeeld:
    %logo% (logo van uw school)
    %inlogcode% (de inlogcode van de ouder)
  • Gebruik deze tekst:
    aan het einde van iedere regel om een [enter] aan te geven
  • Ga naar het tabblad ‘ontvangers’
  • Vink aan welke groepen het bericht moeten ontvangen
  • Ga naar het tabblad ‘E-mail verzenden’
  • Hier kunt u een proef-mail verzenden naar uzelf, of alle ouders een bericht sturen

Zodra de ouders ingeschreven hebben kunt u een export maken van de inschrijvingen om dit te delen met de leerkrachten.

Leerkrachten informeren over de inschrijvingen

U kunt de leerkrachten op diverse manieren op de hoogte houden van de inschrijvingen.

  • De leerkracht logt zelf in (met een leerkracht-account)
  • De leerkracht ontvangt een e-mail zodra een ouder een afspraak maakt
  • De leerkracht download een Excel document met daarin alle afspraken

U kunt ervoor kiezen om alle leerkrachten een Schoolgesprek-account te geven. Met dit leerkrachten account kan een leerkracht enkel zijn eigen planning zien, en aanpassingen maken aan deze planning.

Een leerkracht-account kan geen gegevens uit de database wissen of toevoegen.

Specifieke informatie